Como faço uma previsão orçamentária?

Por Adm. Elis Rocha.

Caramba, o que seria uma previsão orçamentária é a primeira pergunta. E porque eu tenho de fazer? O que te fiz? Eu tô aqui quietinho. Calma, calma, não criemos pânico!!!

Às vezes a gente fica assustado só porque nos falta conhecer o assunto. (E para a gente que está síndico, às vezes falam umas bobaginhas e a gente acaba caindo). É assim mesmo… vivendo e aprendendo.

Primeiro é importante a gente entender, que temos no Condomínio dois tipos de anos: o ano comercial ou convencional e o exercício orçamentário. O ano comercial ou convencional é este ano que tem no calendário que começa com 01 de janeiro e termina em 31 de dezembro. Até ai beleza. Estamos acostumados desde o colégio.

O exercício orçamentário é o período que vai ficar valendo as regras do orçamento anual. Este exercício orçamentário não precisa coincidir com o calendário normal. Este exercício orçamentário também não precisa de coincidir com o mandato do síndico ou com o mandato da gestão. Normalmente na Convenção de cada Condomínio estará escrito quando começa e quando termina este exercício.

Chiiiiiii e se este período não estiver escrito na Convenção?

Se este período não estiver escrito na Convenção fica valendo o primeiro dia do mês subsequente ao mês da assembleia geral ordinária até o último dia do mês corrente ao mês da assembleia geral ordinária

E se quiser colocar na Convenção? Uaaaaaai, chama 2/3 de condôminos aptos ao voto e complementa a Convenção.

Previsão orçamentária é o tanto de dinheiro previsto, que o Condomínio vai precisar para honrar os compromissos financeiros do período.

Exemplo prático 1: Compram-se 100 lâmpadas durante 1 ano e custa R$ 100/ano. Reajusta em média 10%. Então para o exercício vou precisar de R$ 110 reais/ano para comprar as lâmpadas.

Exemplo prático 2: Compram-se 100 lâmpadas durante 1 ano e custa R$ 100/ano. Para o exercício vamos trocar as lâmpadas por lâmpadas mais caras que custam hoje R$ 250/ano e que reajusta em média 12%. Então para o exercício você vai precisar de R$ 280/ano.

ATENÇÃO: Não invente reajuste. Não chute valor de reajuste. Faça o dever de casa – pesquise a técnica e o mercado.

A previsão é por lei obrigação do síndico, senão vejamos o que diz o Novo Código Civil (CC):

“(…)

Art. 1.348. Compete ao síndico:

VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

(…)”

Fique de olho!!!! Eu sempre cito aqui as leis vigentes, pois é o que temos de acesso a todo mundo. Sempre olhe o que a sua Convenção traz de especificidade. Tudo que está escrito na Convenção, que não atropela a Lei, está válido no seu Condomínio.

CHIIIIII, estou síndico e nem sei por onde começa…… Posso pedir para o contabilista fazer, para o administrador, para meu advogado? Não….. posso pedir para o meu terapeuta?

Calma… fazer previsão é mais fácil do que falam. Com certeza você pode pedir ajuda para quem você achar que deve, mas peça para o técnico (contabilista ou administrador) te ajudar e vá fazendo junto, pois afinal a responsabilidade é do síndico. É trabalhoso mas é fácil.

Você gosta de usar o Excel® ou assemelhados? Na minha opinião é o melhor para esta finalidade. Se não gosta, use o Word®. Eita ferro não gosta também? Use os bons e velhos papel e caneta e peça para alguém passar a limpo no computador. Pronto já temos as ferramentas.

No Condomínio tem um monte de coisas que precisam fazer com regularidade. Esta regularidade pode ser mensal, trimestral, quadrimestral, semestral e anual. São exemplos de coisas regulares a fazer:

  • Pagar salário (mensal);
  • Honorários contábeis (normalmente mensal e uma parcela extra no fim do ano);
  • Dedetização (com periodicidade de 3 a 6 meses);
  • Lavar caixa d´água (semestral);
  • Trocar uniforme (no DF anual, casacos para os funcionários noturno bienal e EPI e EPC de acordo com o PPRA/PCMSO que aliás é anual);
  • Teste hidrostático de extintor e impermeabilizações (de 5 em 5 anos); e etc…..

Então faça uma lista com tudo que é obrigatório a fazer. Depois acrescente com as coisas normais que seu condomínio faz. Avalie se precisa continuar fazendo ou se pode parar de fazer. E vai completando a listinha.

Depois verifique o que mais precisa fazer mais de rotina. E vai completando sua listinha.

Depois que fez toda a lista, leia e releia, passe ao Conselheiros para ver se não está faltando alguma coisa. Não se esqueça…TUDO é passível de ser previsto. T U D O. Absolutamente tudo. É humano esquecer de coisas? Sim. Mas não é profissional. Faça bem feito e faça de primeira para ser mais barato e para evitar retrabalho. E evite a tal da taxa suplementar. Isso não é fruto de bom trabalho. Emergências sem dúvidas podem acontecer, mas tem como prever tudinho.

Terminou a lista? Agora a gente vai precificar, ou seja, colocar um valor no custo de cada item da lista. Chiiiii mas tem 5 anos que não dedetizo o condomínio, não tenho empresa de manutenção de elevador não faço ideia de quanto custa. Não se preocupe ou como diria “O FILTRO SOLAR”, ou se pré-ocupe, pois se pré-ocupar é tão eficaz quanto mascar chiclete para resolver um problema de álgebra. Neste caso de não saber quanto custa um (ou vários) itens, você vai precisar de fazer uma pesquisa de campo.

Que não existe uma exigência legal para necessidade de “3 orçamentos”. A gente é que meio que acompanha por analogia o que a administração pública (governos) faz na coisa que eles chamam de licitação. Licitação é a forma que o governo usa para comprar, contratar serviços e descartar (desfazer) de bens. Em português culto seria: ” Licitação é a forma como a administração pública compra e aliena bens e contrata serviços.” Gastei todo meu português culto do ano agora.

E ainda assim a própria administração pública faz uma analogia de seus próprios processos porque esta coisa do número 3 aparece em alguns momentos como uma forma de ser um número ímpar diferente de 1 que não vai empatar para dar mais lisura e transparência aos processos, quase um número cabalístico público:

  • cada estado elegerá um mínimo de 3 senadores – art. 46, § 1º, da Constituição Federal;
  • comissão de, no mínimo, 3 membros para recebimento de materiais – art. 15, § 8º, da Lei 8.666/93;convidados em número mínimo de 3 – modalidade Convite, art. 22, § 3º, da Lei 8.666/93;
  • 3 dias para escoimar os vícios da proposta – art. 48, § 3º, da Lei 8.666/93;
  • comissão de licitação formada por, no mínimo, 3 membros  – art. 51 da Lei 8.666/93;
  • 3 esferas administrativas – art. 117 da Lei 8.666/93;
  • 3 dias para razões e 3 dias para contrarrazões – Pregão, art. 4º, XVIII, da Lei 10.520/02; e
  • não havendo pelo menos 3 ofertas, serão convocados os 3 melhores classificados – Pregão, art. 4º, IX, da Lei 10.520/02.

Tem mais citações, estas é só para dar um exemplo.

Então se não estiver escrito na sua convenção ou não estiver determinada em ata de assembleia para uma determinada compra ou contratação, desapega do número 3. Pode ser 2, pode ser 10 … vai depender do que a assembleia determinar e da disponibilidade do síndico – normalmente o síndico é o reflexo do que espera ou do que se omite o condomínio em geral.

Ah…tá você não está síndico. Então se vai reclamar do orçamento pesquise uns 5, 6 ou 7 diferentes. Não seja o chato do contra. Seja alguém que realmente quer colaborar. Mostre serviço.

Voltando para a previsão orçamentária……

Para os itens que você não tem ou não sabe o valor, você vai ter de fazer uma pesquisa de mercado. Se possível vá pessoalmente porque na conversa interpessoal você aprende muito daquele setor. Não demonstre o que você sabe. Espere o possível fornecedor lhe mostrar o que ele sabe. Isso agrega muito no resto das pequisas.

Prontinho: Já temos a lista e já temos os preços. O que eu faço com isso? Dependendo da época que você vai fazer a sua previsão você precisa acompanhar algumas épocas de reajustes. Em condomínio (e nas demais PJs) o que mais impacta é pagamento de funcionário, luz, água e commodities.  No DF o reajuste da categoria é em janeiro de cada ano, mês em que no Brasil há o reajuste de salário mínimo. Anote os aniversários de contrato dos parceiros e qual é o índice de reajuste de cada parceiro. Com demais fornecedores (lâmpadas por exemplo) verifique qual é a frequência de reajuste do setor e qual é o valor médio.

No final veja quanto dá o valor total global até aqui. Este será ainda um resultado parcial. Verifique qual seria o complemento de Fundo de Reserva e quanto precisa de FOT. É o que rapaz?

BREVE histórico do FOT: Estava eu, em um grande evento de gestores condominiais, assistindo a palestra sentada lá atrás … quando uma jovem distinta senhora falou, sem microfone, lá na frente, desse tal de FOT. Eu fiquei meio com vergonha (sabe aquela alheia). Pensei que tinha ouvido outra coisa. Mas quando vi o colega da esquerda com a mesma cara que eu e da direita IDEM, eu sabia que não estava sozinha no entendimento errado da palavra. Quando levaram o microfone fiquei aliviada em saber que era FOT. kkkkkkkk como diz no nordeste fê o fó tê é té: FOT.

FOT é o fundo de obrigações trabalhistas. Se um funcionário pede demissão pode ser uma emergência. Agora se você previsa demitir, ou aposentar…. se precisa aposentar e a pessoa não vai continuar como funcionário, prepare o bolso e dá uma lidinha na Lei Complementar 110/2001. Eeeee hehe… Prepare um FOTizinho não, para você ver só uma coisa. Rapadura é doce mas não é mole não.

Fechou tudo? Agora você já sabe quanto deve ser a cota condominial ordinária, seja por fração ideal ou seja por cota parte.

A principal dica eu quaaase esqueci de dar. Faça tudo com carinho e amor, mesmo que seja um pouquinho mais trabalhoso, porque quando você dispensa carinho não tem como errar na Previsão Orçamentária. Tem como fazer previsão em qualquer época do ano sem precisar de taxa suplementar.

Mãos a obra!!!!!

Sucesso.

Leia mais em Dilma eleva salário mínimo para R$ 880, piso vale a partir de 1º de janeiro.

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